Контроль использования автопарка

1 Описание решения «Контроль использования автопарка»
2 Монтаж оборудования на ТС автопарка
3 Настройка логических датчиков системы
4 Настройка автоматического формирования отчетов с отправкой на e-mail
5 Анализ отчетов «Использование автопарка (сводный)» и «Использование автопарка»
6 Результат решения «Состояние автопарка»

Описание решения «Контроль использования автопарка»

Проблематика вопроса: в условиях кризиса или при решении оптимизировать затраты на содержание автопарка, перед компаниями-владельцами автопарка зачастую встает вопрос об анализе эффективности его использования, сокращения или перевода неэффективно используемых транспортных средств в другие филиалы.

Клиент: для владельцев крупных и малых автопарков, а также для компаний федерального масштаба, с представительствами в нескольких субъектах Российской Федерации.

Ключевые задачи:

Анализ эффективности использования автопарка;
Оценка степени загруженности автопарка;
Оптимизация работы автопарка;
Планирования работы водителей;
Распределение ТС по филиалам.

Общий принцип работы:

Оценка степени загруженности автопарка с помощью специализированных отчетов;
Автоматическое формирование отчетов с отправкой на e-mail в запланированное время;
Анализ ситуации по отдельным ТС;
Выявление конкретных ТС, которые не используются вовсе или используются менее 15 %, 30 % в рабочее время;
Принятие решения о сокращении автопарка или перевода части ТС в другие филиалы.

Решение задачи клиента с помощью Системы СКАУТ состоит из 5 этапов:

Монтаж оборудования на ТС автопарка;
Настройка логических датчиков системы;
Настройка базирования для ТС в «СКАУТ-Менеджере»;
Настройка автоматического формирования отчетов по использованию автопарка с отправкой на e-mail;
Анализ отчетов «Использование автопарка (сводный)» и «Использование автопарка».

Монтаж оборудования на ТС автопарка

В первую очередь требуется оснастить транспортные средства трекерами СКАУТ (МТ-700) и подключить датчик работы двигателя. (дополнительно подключается идентификация водителей, датчик уровня топлива, одометр и т.д.)

Настройка логических датчиков системы

Переименовываем Дискретный датчик в датчик Зажигание

Определяем тип датчика, для этого добавляем логический датчик Работа двигателя и указываем в качестве источника данных созданный ранее дискретный датчик «Зажигание» (если используются трекеры МТ-700, то датчик создается автоматически).

Настройка базирования для ТС в «СКАУТ-Менеджере»

Базирование позволяет задать Компанию-владельца и Филиал базирования транспортного средства. Также возможно указать контактные данные сотрудника, с которым требуется связаться в случае происшествий.

Параметры Компания и Филиал базирования задаются через Консоль управления.

Настройка автоматического формирования отчетов с отправкой на e-mail

Добавляем задание на формирование запланированных отчетов, называем его «Использование автопарка».

Выбираем отчет «Использование автопарка (сводный)», шаблон (заранее настроенный шаблон отчета с нужными пользователю столбцами), периодичность построения и формат отчета. Далее настраиваем адресаты получателей отчетов.

Для запланированного отчета «Использование автопарка» процедура аналогична.

Подробнее про запланированные отчеты в статье.

Анализ отчетов «Использование автопарка (сводный)» и «Использование автопарка»

Отчет «Использование автопарка(сводный)»

Отчет «Использование автопарка (сводный)» представляет собой сводные статистики об использовании автомобилей автопарка, в том числе и информацию о работе в выходные дни и вне рабочего времени, с учетом часового пояса филиала. По данным этого отчета можно оценить степень загруженности автопарка в целом.

Основными статистиками для анализа эффективности автопарка являются:

ТС, которые не подключается более 10 дней;
ТС, без пробега за отчетный период;
Средний % использования автомобиля в рабочее время смены (по местному времени, по будням), км
ТС с пробегом менее 500 км;
ТС с пробегом в рабочее время менее 300 км;
ТС с использованием в рабочее время менее 10%;
ТС с использованием в рабочее время менее 20%;
ТС без пробега более 10 дней;
ТС без пробега в рабочее время по будням более 10 дней.

ВАЖНО!!!Дополнительные столбцы отчета (статистики) настраиваются при его создании.

Формирование отчета

Для построения отчета следует произвести следующие действия:

Открыть мастер построения отчетов;
В открывшемся мастере нажать на кнопку Построить;
В появившемся окне выбрать отчет Использование автопарка(сводный);

Задать период построения отчета и выберите интересующие транспортные средства или филиал (компанию);
Настроить столбцы отчета и сохранить шаблон.

Отчет можно построить только если у каждого ТС настроено базирование.

На основе данных отчета "Использование автопарка (сводный)" можно оценить эффективность использования всего автопарка и отдельных филиалов за отчетный период и принять решение о его сокращении или перевода ТС в другие филиалы.

Пример:

Есть компания "ЮГ", у нее два филиала (города базирования) в Невинномысске и Нальчике.

Задача оценить степень загрузки автопарка в каждом из филиалов.

Невинномысск - всего в парке 5 ТС, обращаем внимание на выделенные красными стрелками столбцы и видим:

ТС с пробегом менее 500 км - 2 ТС;

ТС с пробегом в рабочее время < 300 км - 2 ТС;

ТС с использованием в рабочее время < 10% - 1 ТС;

ТС с использованием в рабочее время < 20 % - 1 ТС;

ТС без пробега в рабочее время по будням > 10 дней - 2 ТС

На основе этих данных делаем вывод, что автопарк филиала в Невинномысске не загружен полностью, есть ТС (2 ШТ), которые используются не эффективно.

Нальчик - всего в парке 4 ТС, интересующие нас столбцы со значениями 0, это значит, что автопарк достаточно эффективно работает и степень его загрузки высока.

Для выявления конкретных транспортных средств, которые используются не эффективно или не используются вовсе в рабочее время необходимо воспользоваться отчетом «Использование автопарка».

Отчет «Использование автопарка»

Отчет «Использование автопарка» представляет расширенные статистики об использовании конкретных автомобилей автопарка.

Данный отчет позволяет проанализировать полученные данные о пробеге ТС, кол-ве дней простоя ТС в рабочие/выходные дни, моточасах ТС.

На основании полученных данных можно сделать вывод об эффективности использования конкретных транспортных средств за отчетный период и принять решение о продаже или переводе ТС в другие филиалы.

Основными статистиками для анализа эффективности использования конкретного ТС являются:

Справочные данные о водителе;
Справочные данные о государственном регистрационном номере;
Пробег за период - полный пробег за указанный в отчете промежуток времени;
Моточасы за период - количество моточасов, наработанных за отчетный период;
Пробег за период в рабочее время - пробег за указанный в отчете временной интервал, с учетом продолжительности смены (рабочего времени);
Процент использования ТС в рабочее время - сколько процентов рабочего времени транспортное средство активно работает;
Кол-во дней простоя ТС - количество дней, когда транспортное средство не работало;
Кол-во дней простоя ТС в рабочее время по будням - количество дней, когда транспортное средство не работало в будние дни.

Пример:

Мы определили, что автопарк филиала в Невинномысске не достаточно нагружен, 2 ТС работают не эффективно.

Задача - найти конкретные ТС и водителей, которые работают не эффективно.

Водители - Афанасьев А.В. и Иванов К.И.

Гос. номер - у999не00 и е765рр00;

Пробег за период - 489,3 и 389,6 км, что является маленьким пробегом за месяц;

Моточасы за период - 15 и 13,2 часа соответственно;

Пробег за период в рабочее время - 147,1 и 293,8 км соответственно;

Процент использования ТС в рабочее время - 8, 12 % соответственно - это очень маленький процент работы ТС в рабочее время;

Кол-во дней простоя ТС - 26 и 13 дней соответственно;

Кол-во дней простоя ТС в рабочее время по будням - 26 и 23 дня соответственно;

Пробег в выходные - 342,2 и 95,8 км соответственно, это говорит нам о том, что водители используют корпоративный транспорт в личных целях.

Таким образом мы определили какие именно 2 ТС в филиале города Невинномысска используются не эффективно, и принимаем решение о переводе 1 из ТС в филиал в городе Нальчике, а водителей сократить. Второе ТС останется в Невинномысске и будет использоваться как подменный автомобиль, в случае поломки эффективно работающего ТС.

Результат решения «Состояние автопарка»

Построив отчеты в «СКАУТ-Студио» и проанализировав результат работы автопарка и конкретных ТС, можно принимать решения по оптимизации работы автопарка с целью сокращения затрат и повышения эффективности работы автопарка, и водителей.

Ниже для наглядного примера приведены диаграммы «Использование ТС в рабочее время» и «Простой ТС»:

55% транспортных средств используются менее 30% рабочего времени;
31% транспортных средств используются менее 15% рабочего времени;
Всего 14% транспортных средств используются более 30% рабочего времени.